ข้อดีของการใช้ระบบ HRMS เทียบกับการจัดการแบบ Manual

ระบบบริหารงานบุคคล HRMS เป็นระบบที่หลายองค์กรเลือกเข้ามาใช้แทนการระบบการทำงานแบบ Manual เพราะมีความสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ และปลอดภัยกว่า เนื่องจากการทำงานด้วยเอกสารนั้นทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย ระบบ HRMS จึงสามารถช่วยยกระดับการทำงานให้ทันสมัยและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ระบบบริหารงานบุคคล HRMS คืออะไร?

ระบบบริหารงานบุคคล HRMS (Human Resource Management System) คือซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อช่วยในการจัดการข้อมูลของฝ่ายบุคคลได้แบบครบวงจร เช่น การบันทึกประวัติพนักงาน การคำนวณเงินเดือน การบันทึกเวลาทำงาน  การจัดทำรายงาน การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก โดยระบบบริหารงานบุคคล HRMS เป็นระบบอัตโนมัติที่ใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรือ Cloud ทำให้ฝ่ายบุคคลทำงานได้รวดเร็ว ถูกต้อง มีข้อมูลที่พร้อมใช้งานตลอดเวลา และรักษาข้อมูลได้อย่างปลอดภัย

ข้อดีของระบบบริหารงานบุคคล HRMS ดีกว่าระบบ Manual อย่างไร?

• ช่วยลดความผิดพลาดจากการทำงานด้วยมือ ระบบบริหารงานบุคคล HRMS ช่วยลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลหรือการคำนวณด้วยมือ เช่น การพิมพ์ตัวเลขผิดหนึ่งหลักอาจทำให้เงินเดือนผิดพลาดได้ แต่ระบบ HRMS จะคำนวณโดยใช้สูตรที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้า และยังมีการตรวจสอบความถูกต้องก่อนบันทึก ลดปัญหาการจ่ายเงินผิดหรือข้อมูลไม่ตรงกัน
• รวดเร็ว ช่วยประหยัดเวลา เช่น การกรอกชั่วโมงการทำงาน การคำนวณโอที หรือการจัดทำสลิปเงินเดือน ซึ่งปกติถ้าทำแบบ Manual อาจต้องใช้เวลาหลายวันต่อเดือน แต่ HRMS สามารถทำให้เสร็จในไม่กี่นาที
• เข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา ระบบบริหารงานบุคคล HRMS รองรับการทำงานบน Cloud ทำให้ฝ่ายบุคคลหรือผู้บริหารสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะอยู่ในออฟฟิศหรือทำงานจากบ้าน ตรงข้ามกับวิธี Manual ที่ต้องค้นหาแฟ้มเอกสารหรือเปิดไฟล์ในคอมพิวเตอร์เครื่องใดเครื่องหนึ่ง ซึ่งอาจไม่สะดวกและใช้เวลามาก
• ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ระบบ HRMS มีฟังก์ชันวิเคราะห์ข้อมูล เช่น อัตราการลาออก การขาดงาน หรือประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละแผนก ดีต่อการวางแผนทรัพยากรบุคคล ต่างจากการทำแบบ Manual ที่ต้องรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลด้วยมือ ช้าและเสี่ยงต่อความผิดพลาด
• ช่วยลดภาระงาน การใช้เอกสารกระดาษต้องใช้แฟ้มจัดเก็บจำนวนมาก ทำให้เปลืองพื้นที่และยากต่อการค้นหา การเปลี่ยนมาใช้ระบบดิจิทัลทำให้เอกสารถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ สามารถค้นหาด้วยคีย์เวิร์ด และแชร์ให้ผู้เกี่ยวข้องได้ทันที ต่างจากระบบ Manual ที่ต้องเปิดแฟ้มทีละเล่มหรือค้นจากกองเอกสารจำนวนมาก
• ป้องกันการรั่วไหลและเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต มีฐานข้อมูลที่ปลอดภัย มีระบบเข้ารหัสและสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะบุคคล ช่วยป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลส่วนตัว เช่น เลขบัตรประชาชน เลขบัญชีธนาคาร หรือข้อมูลเงินเดือน ต่างจากการเก็บแบบ Manual ที่เอกสารอาจสูญหาย ถูกขโมย หรือเข้าถึงได้ง่ายจากผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาต

ระบบบริหารงานบุคคล HRMS มีข้อดีหลายอย่าง ทั้งสะดวก รวดเร็ว แม่นยำ ช่วยประหยัดเวลา ลดความผิดพลาด และเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูล ปกป้องข้อมูลด้วยการเข้ารหัสและกำหนดสิทธิ์เข้าถึง ทำให้ข้อมูลไม่รั่วไหล และตอบโจทย์การทำงานยุคดิจิทัล นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมหลายองค์กรถึงเลือกใช้